4
„Das Gespräch suchen“

Fortschritte messen und berichten

 NAP Kernelement 4

Im Nationalen Aktionsplan Wirtschaft und Menschenrechte (NAP) formuliert die Bundesregierung ihre Erwartungen an die Wirtschaft zur Achtung unternehmerischer Sorgfalt entlang der Wertschöpfungskette. Definiert in fünf Kernelementen:

  1. Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte
  2. Verfahren zur Ermittlung tatsächlicher und potenziell nachteiliger Auswirkungen auf die Menschenrechte
  3. Maßnahmen zur Abwendung potenziell negativer Auswirkungen und Überprüfung der Wirksamkeit dieser Maßnahmen
  4. Berichterstattung
  5. Beschwerdemechanismus
Startpunkt
Startpunkt: Was brauche ich?
  • Nutzen Sie den erarbeiteten Aktionsplan und ihren Überblick über Prozesse und Maßnahmen, um Informationen zu bündeln, zu ergänzen und abzugleichen und Ihre Kommunikation neu auszurichten
4.1

Umsetzung systematisch überprüfen

Lesedauer ca. 5 min

Ihre Lieferanten sind wichtige Partner für Ihr nachhaltiges Lieferkettenmanagement. In der Regel lassen sich über das Lieferantenmanagement viele der von Ihnen identifizierten Nachhaltigkeitsrisiken direkt oder indirekt adressieren. Konkret geht es darum, die Wirkungsmessung Ihrer Maßnahmen aus Prozessphase 3 um die Lieferantenbewertung zu ergänzen.

Grundverständnis: Worauf sollte ich achten?

Direkt zur Umsetzung gehen

Verschiedene Formate bei der Fortschrittsmessung Ihres Lieferantenmanagements sind möglich. In der Regel liefert ein Verhaltenskodex/Code of Conduct die Grundlage. Diesem folgt die Selbsteinschätzung des Lieferanten entlang der Kriterien des Verhaltenskodex und/oder die Auditierung von Lieferanten. Werden Missstände festgestellt, werden Korrekturmaßnahmen festgelegt. Diese umfassen üblicherweise kurzfristige Maßnahmen und einen langfristig angelegten Kompetenzaufbau. Für Fälle, in denen Missstände gravierend sind, wird ein Eskalationsprozess definiert, an dessen Ende der Abbruch der Lieferantenbeziehung steht.

Schwerpunkt auf Kompetenzaufbau von Lieferanten legen

Die Praxis des nachhaltigen Lieferkettenmanagements zeigt, dass Lieferanten bereit sind, Nachhaltigkeitsrisiken zu adressieren und Vorgaben aus dem Verhaltenskodex umzusetzen. Was fehlt, ist oftmals das Wissen, wie Sie konkret vorgehen sollen oder auch, wie Sie die bestehenden Anforderungen an Qualität und andere klassische Einkaufskriterien – insbesondere Preis und Lieferzeit – mit neuen Nachhaltigkeitsanforderungen in Einklang bringen können. Nur einseitig auf Selbstauskünfte und Audits zu setzen, greift daher zu kurz.

Auch wenn Sie keine Kapazitäten für aufwendige Schulungsprogramme für Lieferanten haben, können Sie doch etwas tun. Das kann beispielsweise die Weitergabe interner Schulungsmaterialien zu Nachhaltigkeitsthemen sein oder der kontinuierliche Austausch mit Lieferanten, den Ihre Mitarbeitenden nutzen, um Ratschläge rund um das Thema Nachhaltigkeit zu geben.

Prüfen Sie immer auch die Möglichkeit, gemeinsam mit anderen Unternehmen oder auf Branchenebene aktiv zu werden.

Umsetzung: Wie gehe ich vor?

Informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre Erwartungen
  • Neben dem (überarbeiteten) Verhaltenskodex sollten Sie auch kommunizieren, wie Sie vorgehen, wenn Lieferanten Vorgaben nicht einhalten, wie Ihr Unternehmen Lieferanten unterstützen kann und welche Vorteile das Engagement für Lieferanten haben kann. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Anforderungen transparent und sichtbar kommunizieren. Ebenso sollten Sie es Lieferanten ermöglichen, Fragen zu stellen.
Priorisieren Sie Lieferanten, die Sie eingehender überprüfen wollen
  • Nutzen Sie dafür die Ergebnisse Ihrer Risikoanalyse. Gibt es auf Länder- oder Branchenebene bestimmte Nachhaltigkeitsrisiken? Ergeben sich diese aus der Geschäftstätigkeit des Lieferanten? Sind bestimmte Lieferanten beispielsweise aufgrund des Einkaufsvolumen besonders relevant? Lieferanten mit höherer Priorität sollten Sie vertieft überprüfen.
Holen Sie in einem ersten Schritt eine Selbstauskunft von Ihren Lieferanten ein
  • Hierbei wird ein Fragebogen entwickelt und an alle priorisierten Lieferanten geschickt, der darauf abzielt, das Lieferantenverhalten hinsichtlich Ihres Verhaltenskodex und ggf. weiteren Branchen- und Nachhaltigkeitsstandards einzuholen.
Überprüfen Sie (stichprobenartig) die Angaben der Selbstauskunft eines Lieferanten z.B. bei Besuchen von Unternehmensvertretern oder eigenen Audits
  • Bei ausgewählten Lieferanten mit erhöhtem Risikopotenzial kann zusätzlich zur Lieferantenselbstauskunft eine Überprüfung vor Ort sinnvoll bzw. notwendig sein. Sollte Ihr Unternehmen nicht über die nötigen Kapazitäten für Vor-Ort-Besuche oder eigene Audits verfügen, kann der Lieferant aufgefordert oder verpflichtet werden, ein Audit durch einen unabhängigen Auditor durchführen zu lassen und anschließend den Auditbericht bzw. die Zertifizierung zu übersenden. Da dies aber zeitaufwendig und kostspielig ist, sollten Sie genau überlegen, wo dies begründet notwendig ist.
Werten Sie die Ergebnisse aus.
  • Diese sollten in die Lieferantenbewertung einfließen und gegenüber Lieferanten kommuniziert werden: Weicht die Leistung der Lieferanten von den Vorgaben Ihres Verhaltenskodex ab, sind Maßnahmen zu initiieren. Grundsätzlich sind drei Pfade üblich:
    • Korrekturmaßnahmen: Machen die Ergebnisse der Selbstauskunft oder des Audits sichtbar, dass bei einem Lieferanten Verbesserungspotenziale oder sogar Verstöße vorliegen, sollte Ihr Unternehmen prüfen, ob es gemeinsam mit dem Lieferanten einen konkreten Maßnahmenplan entwickeln und darüber hinaus bei der Umsetzung unterstützend wirken kann. Grundsätzlich sollten Korrekturmaßnahmenpläne inhaltlich und zeitlich klar definierte Ziele festschreiben sowie eindeutige Indikatoren zwecks Überprüfung.
    • Lieferantenentwicklung: Um die Lieferkette zu verbessern, ist es langfristig am wirksamsten, entsprechende Fähigkeiten bei den Lieferanten aufzubauen. Sie befähigen so Ihre Lieferanten, die Erwartungen der Abnehmer zu erfüllen. In diesem Sinne sollten Sie prüfen, welche internen Informationsmaterialen Sie Lieferanten bereitstellen oder welche externen Quellen Sie weitergeben können. Des Weiteren sollten Sie überlegen, ob Sie Schulungsmaterialien an Ihre Lieferanten weitergeben oder diese ggf. selbst schulen können. Unter Umständen bieten sich auch Fachgespräche zu speziellen Themen an, die Sie selbst organisieren. Eine Alternative wäre es, auf Webinare oder andere Online-Schulungsangebote zu verweisen. Darüber hinaus können Sie (lokale) Initiativen, Verbände, Expertinnen und Experten sowie NGOs einbinden.
    • Eskalationsprozess: Haben Sie schwerwiegende Verstöße bei Lieferanten identifiziert oder weigert sich ein Lieferant, ein wirksame Gegenmaßnahmen zu ergreifen, müssen Sie rasch handeln. Dies können Gespräche mit dem Lieferanten, vorläufige Einkaufsstopps, Strafzahlungen und Ähnliches sein. Stellen Sie sicher, dass im Unternehmen alle diesen Prozess mittragen und Ihre Zulieferer, zumindest grundlegend, über diesen Prozess informiert sind. Möglicherweise können bestehende Prozesse aus dem Qualitätsmanagement als Grundlage genutzt werden.
Abbruch von Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten als letztmögliche Maßnahme

Unternehmen sind aufgefordert, sorgfältig zu prüfen, bevor Sie eine Geschäftsbeziehung wegen des Risikos unvorhergesehener negativer Auswirkungen auf Umwelt- und Menschenrechte beenden. Zuvor sollte geklärt werden, ob Ihre Geschäftspartner bereits hinreichend in der Lage sind oder erst noch durch geeignete Maßnahmen dazu befähig werden müssten, die Anforderungen an die Achtung von Umweltschutz und Menschenrechten einzuhalten. Nur wenn sich herausstellt, dass Ihre Lieferanten zwar in der Lage, aber sich nach wiederholter Aufforderung weiterhin weigern, Ihre Anforderungen umzusetzen, sollte der Abbruch der Geschäftsbeziehung erwogen werden. Mit zu berücksichtigen sind dabei bspw. die potentiellen negativen Auswirkungen dieser Entscheidung für die Beschäftigten des Lieferanten. Die folgenden Kriterien können Sie bei der Entscheidung heranziehen:

  • die Schwere der negativen Auswirkung;
  • der Umfang Ihrer bisherigen Maßnahmen, um Ihren Einfluss geltend zu machen und Ihre Hebelwirkung zu stärken;
  • die strategische Relevanz des Lieferanten für Ihr Unternehmen; und
  • das Risiko, dass andere negative menschenrechtliche Auswirkungen auftreten, wenn die Geschäftsbeziehung beendet wird.

Weitere Informationen zum Abbruch von Geschäftsbeziehungen, inklusive eines Entscheidungsbaums, finden Sie im englischsprachigen Leitfaden „Doing Business with Respect for Human Rights“.

Weiterführende Informationen zum Aufsetzen eines Verhaltenskodex, der Lieferantenbewertung und Folgemaßnahmen wie dem Kompetenzaufbau finden Sie im Leitfaden „Nachhaltiges Lieferkettenmanagement für mittelständische Unternehmen in der chemischen Industrie“. Dieser enthält branchenübergreifend relevante Prozessinformationen.

Im Leitfaden „Nachhaltiges Lieferkettenmanagement in der Praxis“ finden Sie Unternehmensbeispiele zum Umgang mit Lieferanten.

Das Portal „Siegelklarheit“ hilft Ihnen einzuschätzen, wofür Nachhaltigkeitsstandards stehen, die Ihre Lieferanten als Nachweis für Ihr Nachhaltigkeitsengagement liefern. In Kürze wird Ihnen zudem hier eine interaktive Anwendung zur Verfügung stehen, mithilfe der Sie die Vorgaben von Siegeln und Zertifikaten mit den Anforderungen an unternehmerische Sorgfalt und ausgewählten Umwelt- und Sozialkriterien abgleichen können.

4.2

Fortschritte intern kommunizieren

Lesedauer ca. 5 min

Es ist wichtig, Ihre Mitarbeitenden über den implementierten Managementansatz und die erzielten Fortschritte zu informieren. So motivieren Sie die eigene Belegschaft, das nachhaltige Lieferkettenmanagement kontinuierlich zu verbessern. Nutzen Sie dafür die Kommunikationskanäle, die Sie auch für die Kommunikation von anderen Personal- oder Nachhaltigkeitsthemen verwenden und entwickeln Sie diese ggf. weiter.

Umsetzung: Wie gehe ich vor?

Sammeln Sie Informationen aus den vorangegangenen Prozessphasen und Arbeitsschritten, insbesondere die Ergebnisse der Wirkungsanalyse Ihrer Maßnahmen
  • Beziehen Sie sich insbesondere auf die Ergebnisse der Wirkungsanalyse Ihrer Maßnahmen. Lassen Sie aber auch Ihre Ergebnisse der Lieferantenbewertungen einfließen, um ein umfassendes Bild zu bekommen. Diskutieren Sie die Ergebnisse und Erkenntnisse mit Kolleginnen und Kollegen. Welche der umgesetzten Maßnahmen haben gut funktioniert, welche nicht? Welche Ziele und Prozesse sollten angepasst werden?
Wählen Sie Formate für die interne Kommunikation aus
  • Bei der internen Kommunikation bedarf es häufig keiner grundsätzlichen Überarbeitung der Kommunikationsformate. Interne Newsletter, das Intranet oder ähnliche Kommunikationskanäle, die Sie bereits für den internen Austausch nutzen, eignen sich auch für die Kommunikation Ihrer Nachhaltigkeits-Performance.
Prüfen Sie, welche Informationen Sie mit welcher Absicht kommunizieren wollen
  • Wichtig ist, dass Sie zwischen Formaten der einseitigen Kommunikation (reine Übermittlung von Informationen) und jenen der zweiseitigen Kommunikation (Austausch) unterscheiden.
Informelle Kommunikationskanäle nutzen

Um die Fortschritte schneller in das nachhaltige Lieferkettenmanagement rückzukoppeln, sollten Sie immer auch einfache und informelle Kommunikationswege nutzen. Fortschritte können beispielsweise auch in regulären Teammeetings diskutiert und Handlungen beschlossen werden. Unterscheiden Sie dabei zwischen Kommunikationsformaten, die nur „vermitteln“, und Formaten, bei denen Sie auch in den Austausch mit Ihren Mitarbeitenden treten.Teammeetings, Mitarbeiterversammlungen oder Chat-Kanäle eignen sich z.B. gut für den Informationsaustausch, während sich Newsletter oder Informations- bzw. Schulungsvideos im Intranet eher für die direkte Übermittlung von Informationen bzw. Bereitstellung von Tipps und Guidelines eignen. Seminare oder andere Schulungsformate, bei denen Sie sich auch aktiv mit Ihren Mitarbeitenden und deren Vorstellungen und Erwartungen auseinandersetzen, eignen sich wiederum gut als Zwischenlösung, bei denen Sie Fortschritte und Ziele an Ihre Mitarbeitenden kommunizieren und sich gleichzeitig Feedback bzw. Vorschläge dazu einholen können.

4.3

Fortschritte extern kommunizieren

Lesedauer ca. 5 min

Um der vermehrten Nachfrage nach Informationen zu Nachhaltigkeitsrisiken in der Wertschöpfungskette gerecht zu werden, sollten Sie extern über Ihre Aktivitäten im nachhaltigen Lieferkettenmanagement kommunizieren. Es muss sich dabei nicht immer um eine formale Berichterstattung handeln. Auch die Kommunikation mit externen Akteuren, beispielsweise mit Ihren Lieferanten und dessen Mitarbeitenden, kann Ihnen dabei helfen, Ihre Fortschritte, Ziele und Erwartungen zielgerecht zu kommunizieren. Gleichzeitig schaffen Sie durch die direkte Kommunikation mit Stakeholdern „auf Augenhöhe“ eine wichtige Vertrauensbasis.

Umsetzung: Wie gehe ich vor?

Legen Sie Zielgruppen und Inhalte fest
  • Gerade als kleineres Unternehmen sollten sie entscheiden, ob Sie formal und breit berichterstatten möchten oder ob es um die gezielte Ansprache von externen Akteuren geht. Bei der formalen Berichterstattung sind Zielgruppen und damit auch Inhalte breiter.
  • Bei der gezielten Ansprache können beispielsweise (potenziell) Betroffene über Präventionsmaßnahmen informiert werden oder über Möglichkeiten, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.
Wählen Sie Kommunikationskanäle aus
  • Zentrale Kommunikationskanäle sind Ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung oder Ihr Jahresbericht. Auch Unternehmensgrundsätze, Richtlinien oder Ihre Webseite sind wichtige Formate für die Kommunikation nach außen. Nutzen Sie auch direkte Gespräche mit Ihren Kundinnen und Kunden sowie Ihren eigenen Lieferanten.
  • Je nach Zweck können Schwerpunkte gesetzt werden; beispielsweise können (potenziell) Betroffene über Präventionsmaßnahmen informiert werden oder über Möglichkeiten, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.
Bestimmen Sie ein Berichtsformat für die formelle Berichterstattung
  • Bei der externen Kommunikation sollten Sie zunächst überlegen, ob Sie eigenständig oder integriert in bestehenden Formaten über Ihre Nachhaltigkeitsleistung berichten möchten.
  • Relevante bestehende Formate sind beispielsweise Nachhaltigkeits- oder Jahresberichte. Menschenrechtliche- und Umweltthemen werden in Berichterstattungsstandards wie den Leitlinien der Global Reporting Initiative (GRI) oder dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) bereits abgebildet. Im Gegensatz zu herkömmlichen Nachhaltigkeitsberichten, die von Unternehmen selbst erstellt werden, bietet sich außerdem die Gemeinwohl-Bilanz als Format an, bei dem sich Unternehmen auch gegenseitig bilanzieren oder externe Prüfer heranziehen können. Diese Art der Berichterstattung ist somit besonders transparent. Menschenrechtliche Themen können aber auch separat in einem eigenen Bericht behandelt werden.
Erstellen Sie die Berichtsinhalte und beschreiben Sie zentrale Elemente Ihres nachhaltigen Lieferkettenmanagements
  • Sehen Sie die Berichterstattung, wie auch die anderen Prozessphasen, als Prozess an, den Sie im Zeitverlauf weiter beschreiten.
  • Berichten Sie über Ihre zentralen Stufen der Wertschöpfungskette, welche Nachhaltigkeitsrisiken auf den jeweiligen Stufen zentral sind.
  • Im Sinne der Transparenz sollten Sie offenlegen, bis in welche Wertschöpfungskette Sie Risiken ermittelt haben. Stellen Sie dar, welche Maßnahmen Sie umsetzen oder planen umzusetzen, um Risiken zu adressieren.
Umgang mit Berichtspflichten

Externe Kommunikation kann bzw. muss auch im Rahmen von Berichtspflichten geschehen werden – je nach Unternehmensgröße und anderen Kriterien. Auch wenn Ihr Unternehmen nicht unter das CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz fällt, kann es sein, dass Sie trotzdem von diesen indirekt betroffenen sind. Viele Großunternehmen fordern im Rahmen ihrer Nachhaltigkeitsberichterstattung von ihren Lieferanten gezielte Informationen. Es ist daher sinnvoll, sich mit Berichtsanforderungen vertraut zu machen und diese nicht als Pflicht, sondern als Handreichung zu betrachten.

Der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (DNK) bietet Unternehmen einen Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung. Der „Leitfaden zum Deutschen Nachhaltigkeitskodex“ liefert eine Hilfestellung unter anderem zur Frage der Wertschöpfungsketten-bezogenen Berichterstattung.

Der Leitfaden „Der NAP Wirtschaft und Menschenrechte im Deutschen Nachhaltigkeitskodex“ bietet Hilfestellung für Unternehmen, die über menschenrechtliche Sorgfaltspflichten im Rahmen einer DNK-Erklärung berichterstatten möchten.

Das „UN Guiding Principles Reporting Framework“ ist ein Berichtsrahmen für Unternehmen, die in Übereinstimmung mit den VN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte berichten wollen. Es besteht aus einer Reihe von Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten, um sich ihrer Verantwortung für Menschenrechtsthemen bewusst zu werden, sowie Empfehlungen zu Prozessen. Sie können sich diesen Fragen schrittweise annähern.

Die Global Reporting Initiative (GRI) unterstützt Unternehmen bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung und gilt als international anerkanntes Rahmenwerk für transparente und zugängliche nichtfinanzielle Berichterstattung.

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