Fortschritte messen und berichten

Grundverständnis: Worauf sollte ich achten?

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Verschiedene Formate bei der Fortschrittsmessung Ihres Lieferantenmanagements sind möglich. In der Regel liefert ein Verhaltenskodex/Code of Conduct die Grundlage. Diesem folgt die Selbsteinschätzung des Lieferanten entlang der Kriterien des Verhaltenskodex und/oder die Auditierung von Lieferanten. Werden Missstände festgestellt, werden Korrekturmaßnahmen festgelegt. Diese umfassen üblicherweise kurzfristige Maßnahmen und einen langfristig angelegten Kompetenzaufbau. Für Fälle, in denen Missstände gravierend sind, wird ein Eskalationsprozess definiert, an dessen Ende der Abbruch der Lieferantenbeziehung steht.

Umsetzung: Wie gehe ich vor?

Informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre Erwartungen

• Neben dem (überarbeiteten) Verhaltenskodex sollten Sie auch kommunizieren, wie Sie vorgehen, wenn Lieferanten Vorgaben nicht einhalten, wie Ihr Unternehmen Lieferanten unterstützen kann und welche Vorteile das Engagement für Lieferanten haben kann. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Anforderungen transparent und sichtbar kommunizieren. Ebenso sollten Sie es Lieferanten ermöglichen, Fragen zu stellen.

Priorisieren Sie Lieferanten, die Sie eingehender überprüfen wollen

• Nutzen Sie dafür die Ergebnisse Ihrer Risikoanalyse. Gibt es auf Länder- oder Branchenebene bestimmte Nachhaltigkeitsrisiken? Ergeben sich diese aus der Geschäftstätigkeit des Lieferanten? Sind bestimmte Lieferanten beispielsweise aufgrund des Einkaufsvolumen besonders relevant? Lieferanten mit höherer Priorität sollten Sie vertieft überprüfen.

Holen Sie in einem ersten Schritt eine Selbstauskunft von Ihren Lieferanten ein

• Hierbei wird ein Fragebogen entwickelt und an alle priorisierten Lieferanten geschickt, der darauf abzielt, das Lieferantenverhalten hinsichtlich Ihres Verhaltenskodex und ggf. weiteren Branchen- und Nachhaltigkeitsstandards einzuholen.

Überprüfen Sie (stichprobenartig) die Angaben der Selbstauskunft eines Lieferanten z.B. bei Besuchen von Unternehmensvertretern oder eigenen Audits

• Bei ausgewählten Lieferanten mit erhöhtem Risikopotenzial kann zusätzlich zur Lieferantenselbstauskunft eine Überprüfung vor Ort sinnvoll bzw. notwendig sein. Sollte Ihr Unternehmen nicht über die nötigen Kapazitäten für Vor-Ort-Besuche oder eigene Audits verfügen, kann der Lieferant aufgefordert oder verpflichtet werden, ein Audit durch einen unabhängigen Auditor durchführen zu lassen und anschließend den Auditbericht bzw. die Zertifizierung zu übersenden. Da dies aber zeitaufwendig und kostspielig ist, sollten Sie genau überlegen, wo dies begründet notwendig ist.

Werten Sie die Ergebnisse aus.

• Diese sollten in die Lieferantenbewertung einfließen und gegenüber Lieferanten kommuniziert werden: Weicht die Leistung der Lieferanten von den Vorgaben Ihres Verhaltenskodex ab, sind Maßnahmen zu initiieren. Grundsätzlich sind drei Pfade üblich:
  • Korrekturmaßnahmen: Machen die Ergebnisse der Selbstauskunft oder des Audits sichtbar, dass bei einem Lieferanten Verbesserungspotenziale oder sogar Verstöße vorliegen, sollte Ihr Unternehmen prüfen, ob es gemeinsam mit dem Lieferanten einen konkreten Maßnahmenplan entwickeln und darüber hinaus bei der Umsetzung unterstützend wirken kann. Grundsätzlich sollten Korrekturmaßnahmenpläne inhaltlich und zeitlich klar definierte Ziele festschreiben sowie eindeutige Indikatoren zwecks Überprüfung.
  • Lieferantenentwicklung: Um die Lieferkette zu verbessern, ist es langfristig am wirksamsten, entsprechende Fähigkeiten bei den Lieferanten aufzubauen. Sie befähigen so Ihre Lieferanten, die Erwartungen der Abnehmer zu erfüllen. In diesem Sinne sollten Sie prüfen, welche internen Informationsmaterialen Sie Lieferanten bereitstellen oder welche externen Quellen Sie weitergeben können. Des Weiteren sollten Sie überlegen, ob Sie Schulungsmaterialien an Ihre Lieferanten weitergeben oder diese ggf. selbst schulen können. Unter Umständen bieten sich auch Fachgespräche zu speziellen Themen an, die Sie selbst organisieren. Eine Alternative wäre es, auf Webinare oder andere Online-Schulungsangebote zu verweisen. Darüber hinaus können Sie (lokale) Initiativen, Verbände, Expertinnen und Experten sowie NGOs einbinden.
  • Eskalationsprozess: Haben Sie schwerwiegende Verstöße bei Lieferanten identifiziert oder weigert sich ein Lieferant, ein wirksame Gegenmaßnahmen zu ergreifen, müssen Sie rasch handeln. Dies können Gespräche mit dem Lieferanten, vorläufige Einkaufsstopps, Strafzahlungen und Ähnliches sein. Stellen Sie sicher, dass im Unternehmen alle diesen Prozess mittragen und Ihre Zulieferer, zumindest grundlegend, über diesen Prozess informiert sind. Möglicherweise können bestehende Prozesse aus dem Qualitätsmanagement als Grundlage genutzt werden.

Umsetzung: Wie gehe ich vor?

Sammeln Sie Informationen aus den vorangegangenen Prozessphasen und Arbeitsschritten, insbesondere die Ergebnisse der Wirkungsanalyse Ihrer Maßnahmen

• Beziehen Sie sich insbesondere auf die Ergebnisse der Wirkungsanalyse Ihrer Maßnahmen. Lassen Sie aber auch Ihre Ergebnisse der Lieferantenbewertungen einfließen, um ein umfassendes Bild zu bekommen. Diskutieren Sie die Ergebnisse und Erkenntnisse mit Kolleginnen und Kollegen. Welche der umgesetzten Maßnahmen haben gut funktioniert, welche nicht? Welche Ziele und Prozesse sollten angepasst werden?

Wählen Sie Formate für die interne Kommunikation aus

• Bei der internen Kommunikation bedarf es häufig keiner grundsätzlichen Überarbeitung der Kommunikationsformate. Interne Newsletter, das Intranet oder ähnliche Kommunikationskanäle, die Sie bereits für den internen Austausch nutzen, eignen sich auch für die Kommunikation Ihrer Nachhaltigkeits-Performance.

Prüfen Sie, welche Informationen Sie mit welcher Absicht kommunizieren wollen

• Wichtig ist, dass Sie zwischen Formaten der einseitigen Kommunikation (reine Übermittlung von Informationen) und jenen der zweiseitigen Kommunikation (Austausch) unterscheiden.

Umsetzung: Wie gehe ich vor?

Legen Sie Zielgruppen und Inhalte fest

• Gerade als kleineres Unternehmen sollten sie entscheiden, ob Sie formal und breit berichterstatten möchten oder ob es um die gezielte Ansprache von externen Akteuren geht. Bei der formalen Berichterstattung sind Zielgruppen und damit auch Inhalte breiter.
• Bei der gezielten Ansprache können beispielsweise (potenziell) Betroffene über Präventionsmaßnahmen informiert werden oder über Möglichkeiten, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Wählen Sie Kommunikationskanäle aus

• Zentrale Kommunikationskanäle sind Ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung oder Ihr Jahresbericht. Auch Unternehmensgrundsätze, Richtlinien oder Ihre Webseite sind wichtige Formate für die Kommunikation nach außen. Nutzen Sie auch direkte Gespräche mit Ihren Kundinnen und Kunden sowie Ihren eigenen Lieferanten.
• Je nach Zweck können Schwerpunkte gesetzt werden; beispielsweise können (potenziell) Betroffene über Präventionsmaßnahmen informiert werden oder über Möglichkeiten, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Bestimmen Sie ein Berichtsformat für die formelle Berichterstattung

• Bei der externen Kommunikation sollten Sie zunächst überlegen, ob Sie eigenständig oder integriert in bestehenden Formaten über Ihre Nachhaltigkeitsleistung berichten möchten.
• Relevante bestehende Formate sind beispielsweise Nachhaltigkeits- oder Jahresberichte. Menschenrechtliche- und Umweltthemen werden in Berichterstattungsstandards wie den Leitlinien der Global Reporting Initiative (GRI) oder dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) bereits abgebildet. Im Gegensatz zu herkömmlichen Nachhaltigkeitsberichten, die von Unternehmen selbst erstellt werden, bietet sich außerdem die Gemeinwohl-Bilanz als Format an, bei dem sich Unternehmen auch gegenseitig bilanzieren oder externe Prüfer heranziehen können. Diese Art der Berichterstattung ist somit besonders transparent. Menschenrechtliche Themen können aber auch separat in einem eigenen Bericht behandelt werden.

Erstellen Sie die Berichtsinhalte und beschreiben Sie zentrale Elemente Ihres nachhaltigen Lieferkettenmanagements

• Sehen Sie die Berichterstattung, wie auch die anderen Prozessphasen, als Prozess an, den Sie im Zeitverlauf weiter beschreiten.
• Berichten Sie über Ihre zentralen Stufen der Wertschöpfungskette, welche Nachhaltigkeitsrisiken auf den jeweiligen Stufen zentral sind.
• Im Sinne der Transparenz sollten Sie offenlegen, bis in welche Wertschöpfungskette Sie Risiken ermittelt haben. Stellen Sie dar, welche Maßnahmen Sie umsetzen oder planen umzusetzen, um Risiken zu adressieren.